Aide à la saisie des relevés systématiques

Conseils pour la saisie des relevés systématiques des BMS

A lire jusqu’au bout :-)

Quelques consignes simples à respecter afin de faciliter l’exploitation des relevés et l’intégration des données dans la base ExpoActes .

Les actes

* Les actes sont en ligne sur le site des AD07

* Comment procéder avant de se lancer dans les relevés d’une commune :quelques suggestions

La saisie

* Utiliser le tableur formaté pour Nimègue (Modèle du tableur)

* Pour connaître le code INSEE d’une commune, cliquer ici

Quelques règles de base à respecter

* Compte tenu de l’ampleur du travail nous avons décidé de ne « relever » que les acteurs principaux d’un acte : l’enfant, les parents, les grands-parents,  et, pour un mariage, les ascendants des deux côtés. Néanmoins, vous pouvez si vous le souhaitez ajouter les témoins, les parrains et marraines.

* Le patronyme :  comment saisir un nom lorsqu’il est écrit de plusieurs façons.

Nous avons opté pour la retranscription de ce qui est écrit : on n’interprète pas, on retranscrit fidèlement ce qu’on lit.

* Les colonnes : ne pas supprimer, modifier, ni insérer de colonnes, même si vous ne les utilisez pas. Ne pas renommer les colonnes, ne pas les déplacer. Toute manipulation contraire  à cette règle absolue entraînerait l’impossibilité d’insérer le fichier dans la base de données.

* Les communes et les patronymes sont impérativement saisis en MAJUSCULES et sans accentuation

* Le reste : ni accents, ni points-virgules, ni tirets…. D’une façon générale, essayez d’éviter de ponctuer la saisie.

* Ne pas mettre de tirets dans le nom de la commune  : par exemple St-Julien-de-Ceci-Cela doit être saisi ainsi  ST JULIEN DE CECI CELA (sauf pour les lieux-dits, dans les informations complémentaires, où la rigueur est moindre)

* Les dates doivent impérativement être saisies comme suitjr/ms/aaaa et surtout pas j/m/aaaa ou ?/?/aaaa. Il est très important de respecter le nombre de caractères : **/**/****  Peu importe qu’il y ait des points d’interrogation, l’essentiel est que le nombre de caractères soit respecté (2/2/4)

* Les dates républicaines doivent être saisies ainsi : jr/mmmm/aa –> exemple : 06/frim/05.
Bien respecter ici aussi le nombre de caractères : **/****/** (2/4/2)

* Lorsque le nom d’un acteur essentiel (père/mère dans une naissance, ou parents de l’époux/épouse dans un mariage) est absent de l’acte, utiliser une balise [  ] et inscrire à l’intérieur [NON NOMME] ou [ NON PRECISE] …[NON MENTIONNE].  Ce qui est à l’intérieur des balises n’est pas très important, ce sont les balises qui comptent. Elles sont précieuses pour permettre les recherches sur la base de données. Ceci ne concerne que les acteurs principaux  : l’absence du nom des parrain/marraines/témoins etc… n’a pas à être signalée.

* Pour les doutes de lecture mettre un point d’interrogation, y compris en milieu de mot : ex  DUPO?T,  DUPONT ?,
?UPONT etc… Le point d’interrogation peut remplacer une lettre ou indiquer que le nom entier est incertain. La colonne « commentaires » est très utile  dans ce cas : vous pouvez y marquer vos suggestions… (ne pas en abuser toutefois).  Si le nom est vraiment impossible à déchiffrer, le préciser par la balise :  [ILLISIBLE]

* La cote du registre ainsi que la page de l’acte doivent être relevées. Nous avons opté pour la référence numérique indiquée sur le site des AD et non sur l’acte lui-même. Par exemple, le numéro du folio 7 inscrit par le curé peut se trouver en page 8 sur le site des AD —> c’est cette page numérique qu’il faut inscrire sur votre relevé afin que celui qui souhaite accéder à l’acte le fasse le plus facilement possible.

* Le code INSEE de la commune (par exemple : 07400) et le département (07) doivent être indiqués

* Pour la mention « décédé » une petite croix est d’usage . On obtient le signe en cliquant simultanément sur Alt et 0134 . Attention : ne pas inscrire dans la même cellule le nom et le signe † —> bien veiller à utiliser les colonnes réservées aux informations complémentaires proposées pour chacun des intervenants de l’acte.

* Pour les informations complémentaires, une plus grande souplesse est acceptée : veiller tout de même à garder une certaine homogénéité par rapport au reste de la feuille, mais la saisie des lieux-dits, des infos, les observations diverses etc… est laissée au goût de chacun.

* Lorsque votre relevé est terminé, nous vous remercions de l’adresser à Fabienne afin qu’il soit mis en ligne.

Merci pour votre aide

Ce contenu a été publié dans Relevé BMS. Vous pouvez le mettre en favoris avec ce permalien.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

question anti-spam (la réponse est un nombre) *