Généalogie Ardéchoise

T u t o r i e l

De Nimègue à ExpoActes

par Frédérique Imbert

Ces lignes ont pour vocation de permettre aux transcripteurs de la liste Racines Ardéchoises (ou d’ailleurs) de gérer un relevé BMS de A à Z : de la saisie sur Excel jusqu’à l’insertion des données dans  ExpoActes, en passant par Nimègue, indispensable intermédiaire.

Ce tutoriel pourra paraître très (trop) détaillé à certains informaticiens chevronnés, mais j’ai pris la décision de le rédiger sous cette forme particulièrement explicite et illustrée, y compris dans les manipulations les plus courantes, car de nombreux amis généalogistes ne sont pas familiarisés avec ce genre d’exercices.

En priorité, cette page s’adresse donc à eux : je les encourage vivement à suivre pas à pas les indications et je leur assure qu’après quelques tâtonnements bien naturels, tout ceci sera devenu réflexe.

Mais tout travail ne passe-t-il pas le plus souvent par la phase rébarbative de l’apprentissage ? 🙂

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Les outils:

– Logiciel Nimègue à télécharger ici
– Votre relevé sur tableur Excel terminé
– Open Office.org 2 à télécharger ici

Deux options:

– Vous avez fait la saisie directement dans le logiciel Nimègue,
– Vous avez fait la saisie sur le tableur Excel formaté pour Nimègue (le plus fréquent sur la liste).

Dans le premier cas, le transfert de fichiers est d’une extrême simplicité, dans le second cas il n’est pas plus compliqué mais demande des manipulations plus nombreuses, donc de l’attention et de la minutie.

Nous allons commencer par le second cas : gardons le plus simple pour la fin 🙂

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Vous avez terminé votre relevé sur le tableur Excel et
vous voulez qu’il figure dans la base de données ExpoActes.

Voici les étapes à suivre pour y parvenir :

       Etape I : Préparation du fichier

      Etape II : A partir du fichier unique, faire trois fichiers distincts

      Etape III : Convertir un fichier XLS en CSV

      Etape IV : Importer un fichier CSV dans le logiciel Nimègue

      Etape V : Exporter le fichier de Nimègue dans son pc
 (pour ceux qui saisissent directement dans le logiciel Nimègue, sauter les étapes précédentes et
commencer la procédure ici)

A lire avant de commencer un relevé.

Lorsque vous vous lancez dans un relevé :

Procédure : Aller sur le site des AD07, choisir une commune. vérifier si celle-ci a déjà été traité ou si elle est en cours.

Il est conseillé de commencer par le registre qui est le plus tentant. Celui qui vous semblera le plus facile à traiter (selon qualité des photos, qualité de l’écriture du curé) : le plus récent ou le plus ancien.

Si vous tombez, au fil de vos relevés, des histoires particulières qui sortent de l’ordinaire ou des anecdotes, n’hésitez pas à les signaler sur la liste (sans oublier de bien noter les références de l’acte (nom de la commune, n° du registre, page), ça pourra nourrir le Petit Ardéchois

Lorsque vous avez besoin d’aide pour déchiffrer un acte

1) faire une demande sur la liste Généalogie Ardéchoise [lien à ajouter] en écrivant [PALEO] dans le titre du message ainsi que la commune et le numéro du registre.

2) Bien noter la page où se trouve l’acte qui vous pose des difficultés de lecture.

3) Vous pouvez mettre en fichier joint la photo de l’acte en question (dans ce cas, il est indispensable de faire apparaître le propriétaire de l’image souvent archives départementales de l’Ardèche dans notre cas et les références ou indexation de l’image)

Surtout n’hésitez pas à demander de l’aide sur le forum dans demande paléo

Conseils pour la saisie des relevés systématiques des BMS

A lire jusqu’au bout 🙂

Quelques consignes simples à respecter afin de faciliter l’exploitation des relevés et l’intégration des données dans la base ExpoActes .

Les actes

* Les actes sont en ligne sur le site des AD07

* Comment procéder avant de se lancer dans les relevés d’une commune :quelques suggestions

La saisie

* Utiliser le tableur formaté pour Nimègue (Modèle du tableur)

* Pour connaître le code INSEE d’une commune, cliquer ici

Quelques règles de base à respecter

* Compte tenu de l’ampleur du travail nous avons décidé de ne « relever » que les acteurs principaux d’un acte : l’enfant, les parents, les grands-parents,  et, pour un mariage, les ascendants des deux côtés. Néanmoins, vous pouvez si vous le souhaitez ajouter les témoins, les parrains et marraines.

* Le patronyme :  comment saisir un nom lorsqu’il est écrit de plusieurs façons.

Nous avons opté pour la retranscription de ce qui est écrit : on n’interprète pas, on retranscrit fidèlement ce qu’on lit.

* Les colonnes : ne pas supprimer, modifier, ni insérer de colonnes, même si vous ne les utilisez pas. Ne pas renommer les colonnes, ne pas les déplacer. Toute manipulation contraire  à cette règle absolue entraînerait l’impossibilité d’insérer le fichier dans la base de données.

* Les communes et les patronymes sont impérativement saisis en MAJUSCULES et sans accentuation

* Le reste : ni accents, ni points-virgules, ni tirets…. D’une façon générale, essayez d’éviter de ponctuer la saisie.

* Ne pas mettre de tirets dans le nom de la commune  : par exemple St-Julien-de-Ceci-Cela doit être saisi ainsi  ST JULIEN DE CECI CELA (sauf pour les lieux-dits, dans les informations complémentaires, où la rigueur est moindre)

* Les dates doivent impérativement être saisies comme suit :  jr/ms/aaaa et surtout pas j/m/aaaa ou ?/?/aaaa. Il est très important de respecter le nombre de caractères : **/**/****  Peu importe qu’il y ait des points d’interrogation, l’essentiel est que le nombre de caractères soit respecté (2/2/4)

* Les dates républicaines doivent être saisies ainsi : jr/mmmm/aa –> exemple : 06/frim/05.
Bien respecter ici aussi le nombre de caractères : **/****/** (2/4/2)

* Lorsque le nom d’un acteur essentiel (père/mère dans une naissance, ou parents de l’époux/épouse dans un mariage) est absent de l’acte, utiliser une balise [  ] et inscrire à l’intérieur [NON NOMME] ou [ NON PRECISE] …[NON MENTIONNE].  Ce qui est à l’intérieur des balises n’est pas très important, ce sont les balises qui comptent. Elles sont précieuses pour permettre les recherches sur la base de données. Ceci ne concerne que les acteurs principaux  : l’absence du nom des parrain/marraines/témoins etc… n’a pas à être signalée.

* Pour les doutes de lecture mettre un point d’interrogation, y compris en milieu de mot : ex  DUPO?T,  DUPONT ?,
?UPONT etc… Le point d’interrogation peut remplacer une lettre ou indiquer que le nom entier est incertain. La colonne « commentaires » est très utile  dans ce cas : vous pouvez y marquer vos suggestions… (ne pas en abuser toutefois).  Si le nom est vraiment impossible à déchiffrer, le préciser par la balise :  [ILLISIBLE]

* La cote du registre ainsi que la page de l’acte doivent être relevées. Nous avons opté pour la référence numérique indiquée sur le site des AD et non sur l’acte lui-même. Par exemple, le numéro du folio 7 inscrit par le curé peut se trouver en page 8 sur le site des AD —> c’est cette page numérique qu’il faut inscrire sur votre relevé afin que celui qui souhaite accéder à l’acte le fasse le plus facilement possible.

* Le code INSEE de la commune (par exemple : 07400) et le département (07) doivent être indiqués

* Pour la mention « décédé » une petite croix est d’usage . On obtient le signe † en cliquant simultanément sur Alt et 0134 . Attention : ne pas inscrire dans la même cellule le nom et le signe † —> bien veiller à utiliser les colonnes réservées aux informations complémentaires proposées pour chacun des intervenants de l’acte.

* Pour les informations complémentaires, une plus grande souplesse est acceptée : veiller tout de même à garder une certaine homogénéité par rapport au reste de la feuille, mais la saisie des lieux-dits, des infos, les observations diverses etc… est laissée au goût de chacun.

* Lorsque votre relevé est terminé, nous vous remercions de l’adresser à Fabienne afin qu’il soit mis en ligne.

Merci pour votre aide

Tableurs à utiliser pour la saisie des relevés BMS

téléchargement libre

• Modèle tableur BMS :pour la saisie des relevés systématiques
• Modèle tableur Pasteurs : pour la saisie des actes protestants
• Modèle tableur Notaires : pour la saisie des actes notariés

Voir aussi aide à la saisie des relevés systématiques